Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Avtaleplanlegger
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt Avtaleplanlegger som kan bidra til effektiv organisering av møter, avtaler og tidsplaner i vår virksomhet. Som Avtaleplanlegger vil du spille en sentral rolle i å sikre at interne og eksterne avtaler blir koordinert på en profesjonell og effektiv måte. Du vil samarbeide tett med ledere, ansatte og eksterne partnere for å optimalisere tidsbruk og sikre at alle nødvendige ressurser er tilgjengelige til rett tid.
Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du må kunne bruke digitale verktøy og kalendersystemer effektivt, og ha en god forståelse for prioritering og tidsstyring. Erfaring fra lignende roller er en fordel, men ikke et krav.
Som Avtaleplanlegger vil du være ansvarlig for å booke møter, sende ut invitasjoner, følge opp bekreftelser og sørge for at alle involverte parter har nødvendig informasjon. Du vil også håndtere endringer i siste liten, avbestillinger og ombookinger på en profesjonell måte. I tillegg vil du bidra til å forbedre interne rutiner for møteplanlegging og koordinering.
Vi tilbyr et inkluderende arbeidsmiljø med gode utviklingsmuligheter og varierte arbeidsoppgaver. Du vil få muligheten til å jobbe i et team med høy kompetanse og bidra til å forbedre organisasjonens effektivitet og samarbeid.
Hvis du er en person som liker å ha kontroll, er god på å kommunisere og trives med å hjelpe andre til å lykkes med sin tidshåndtering, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere møter og avtaler
- Administrere kalendere for ledere og team
- Sende ut møteinnkallinger og bekreftelser
- Håndtere endringer og ombookinger
- Sikre at nødvendige ressurser er tilgjengelige for møter
- Opprettholde oversikt over tidsfrister og viktige datoer
- Forbedre rutiner for møteplanlegging
- Kommunisere med interne og eksterne parter
- Dokumentere og arkivere møteinformasjon
- Støtte administrasjonen med andre oppgaver ved behov
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med administrativt arbeid eller møteplanlegging
- Gode ferdigheter i bruk av digitale kalendersystemer
- Sterke organisatoriske evner
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne
- Serviceinnstilt og løsningsorientert
- Evne til å jobbe selvstendig og i team
- Fleksibilitet og tilpasningsevne
- Nøyaktighet og pålitelighet
- Relevant utdanning er en fordel, men ikke et krav
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring med møteplanlegging eller kalenderstyring?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt for å koordinere avtaler?
- Hvordan håndterer du endringer i siste liten?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en planleggingsprosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange avtaler å koordinere?
- Hva motiverer deg i en rolle som Avtaleplanlegger?
- Hvordan sikrer du god kommunikasjon med alle involverte parter?
- Har du erfaring med å jobbe i et team?
- Hvordan håndterer du stressende situasjoner?
- Er du komfortabel med å bruke nye digitale verktøy?
